ปัญหาพนักงานทำผิดระเบียบซ้ำๆ เช่น มาสายเป็นประจำ ขาดงานโดยไม่แจ้ง หรือฝ่าฝืนข้อบังคับการทำงาน เป็นเรื่องที่บั่นทอนระบบขององค์กรอย่างมาก แต่การจะลงโทษหรือเลิกจ้างนั้น “อารมณ์” อยู่เหนือกฎหมายไม่ได้ หากบริษัทดำเนินการไม่ถูกขั้นตอน อาจกลายเป็นฝ่ายที่ต้องจ่ายค่าชดเชยจำนวนมหาศาลเสียเอง
เพื่อให้การลงโทษเป็นธรรมและมีผลสมบูรณ์ตามกฎหมาย นี่คือขั้นตอนที่บริษัทควรปฏิบัติครับ:
1. เริ่มจากเบาไปหาหนัก: การตักเตือน
ในกรณีความผิดไม่ร้ายแรง กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องให้โอกาสลูกจ้างปรับปรุงตัวก่อน โดยมีลำดับดังนี้:
- ตักเตือนด้วยวาจา: ใช้สำหรับความผิดครั้งแรกที่ไม่รุนแรง ควรมีการบันทึกไว้ภายใน (Internal Note) ว่าได้เตือนเมื่อวันที่เท่าไหร่ เรื่องอะไร
- ตักเตือนเป็นหนังสือ (ใบเตือน): หากยังทำผิดเรื่องเดิมอีก ต้องออก “หนังสือเตือน” เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญที่สุดในการบังคับคดี
2. องค์ประกอบของ “ใบเตือน” ที่มีผลทางกฎหมาย
หนังสือเตือนที่ไม่สมบูรณ์อาจถูกศาลมองว่าเป็นโมฆะได้ ใบเตือนที่ดีต้องระบุ:
- รายละเอียดความผิด: ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างชัดเจน (ไม่ใช่แค่เขียนว่า “ทำผิดระเบียบ”)
- อ้างถึงระเบียบข้อบังคับ: ระบุว่าการกระทำนั้นผิดข้อบังคับบริษัทฉบับไหน ข้อใด
- ข้อความคาดโทษ: ต้องระบุชัดเจนว่า “หากกระทำผิดซ้ำในเรื่องเดิมอีก บริษัทจะลงโทษขั้นสูงสุดหรือเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย”
- วันหมดอายุ: ใบเตือนมีอายุความ 1 ปี นับตั้งแต่วันที่ลูกจ้างทำความผิด
3. “ผิดซ้ำคำเตือน” หัวใจของการเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย
ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน มาตรา 119 (4) นายจ้างสามารถเลิกจ้างได้ทันที โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย หากลูกจ้าง “กระทำผิดซ้ำคำเตือน” ภายใต้เงื่อนไขดังนี้:
- ต้องเป็นความผิด “เรื่องเดิม” หรือลักษณะเดียวกันกับที่เคยเตือนไปแล้ว
- ความผิดครั้งใหม่ต้องเกิดขึ้น ภายใน 1 ปี นับจากวันที่ทำผิดครั้งแรก
- หนังสือเตือนครั้งก่อนต้องยังมีผลบังคับใช้ (ไม่หมดอายุ)
4. กรณีที่ไม่ต้องเตือน (ความผิดร้ายแรง)
มีบางกรณีที่บริษัทสามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องออกใบเตือนล่วงหน้า เช่น:
- ทุจริตต่อหน้าที่ หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง
- จงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย
- ประมาทเลินเล่อเป็นเหตุให้นายจ้างได้รับความเสียหาย อย่างร้ายแรง
- ละทิ้งหน้าที่ติดต่อกัน 3 วันทำงาน โดยไม่มีเหตุอันสมควร
💡 ข้อควรระวังสำหรับ HR และเจ้าของธุรกิจ
- การปฏิเสธเซ็นชื่อ: หากพนักงานไม่ยอมเซ็นรับทราบใบเตือน ให้ใช้วิธีอ่านให้ฟังต่อหน้าพยานอย่างน้อย 2 คน แล้วให้พยานเซ็นชื่อกำกับว่าพนักงานได้รับทราบแล้ว (ถือว่ามีผลตามกฎหมาย)
- อย่าใช้การพักงานเป็นบทลงโทษโดยไม่มีระเบียบรองรับ: การสั่งพักงานต้องระบุไว้ในข้อบังคับการทำงานให้ชัดเจน และส่วนใหญ่กฎหมายอนุญาตให้พักงานเพื่อสอบสวนได้ไม่เกิน 7 วัน โดยต้องจ่ายค่าจ้างตามที่กฎหมายกำหนด
บทสรุป: การลงโทษพนักงานไม่ใช่เรื่องของการกลั่นแกล้ง แต่เป็นการรักษามาตรฐานขององค์กร การทำเอกสารให้รัดกุมและปฏิบัติตามขั้นตอนกฎหมาย จะช่วยคุ้มครองบริษัทจากการฟ้องร้อง “เลิกจ้างไม่เป็นธรรม” ได้อย่างดีที่สุดครับ