เช็กด่วน! 5 สิ่งที่บริษัท “ต้องมี” ให้พร้อม ก่อนโดนตรวจแรงงาน
การที่เจ้าพนักงานตรวจแรงงานเข้ามาตรวจสอบสถานประกอบการ ไม่ใช่เรื่องน่ากลัวอย่างที่คิด หากบริษัทมีการจัดเตรียมเอกสารและระบบบริหารจัดการที่เป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน เพื่อป้องกันการทำผิดกฎหมายโดยไม่ตั้งใจและเลี่ยงโทษปรับที่อาจตามมา นี่คือ 5 สิ่งสำคัญที่บริษัทควรเตรียมไว้ให้พร้อมครับ
1. ทะเบียนลูกจ้าง (Employee Register)
กฎหมายกำหนดให้สถานประกอบการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องจัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย และเก็บไว้ ณ ที่ทำงาน โดยต้องมีรายละเอียดสำคัญ เช่น
- ชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ปัจจุบัน
- วันที่เริ่มจ้างงาน
- ตำแหน่งงานและอัตราค่าจ้าง
- วันสิ้นสุดการจ้าง (กรณีลูกจ้างลาออกหรือเลิกจ้าง)
- สำคัญ: ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 2 ปีนับแต่วันสิ้นสุดการจ้างงาน
2. ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน (Work Rules)
หากบริษัทมีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป “ต้อง” จัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ซึ่งควรครอบคลุมประเด็นหลักๆ เช่น
- วันทำงาน เวลาทำงานปกติ และเวลาพัก
- วันหยุด (วันหยุดประจำสัปดาห์, ตามประเพณี, วันหยุดพักผ่อนประจำปี)
- หลักเกณฑ์การทำงานล่วงเวลา (OT) และการทำงานในวันหยุด
- วินัยและการลงโทษทางวินัย
- การร้องเรียนและการเลิกจ้าง
- Tip: ควรปิดประกาศไว้ในที่ที่ลูกจ้างมองเห็นได้ชัดเจน หรือทำเป็นรูปเล่ม/ไฟล์ดิจิทัลที่เข้าถึงง่าย
3. เอกสารการจ่ายค่าจ้างและค่าตอบแทน (Payroll Records)
หลักฐานการจ่ายเงินคือสิ่งที่เจ้าหน้าที่ให้ความสำคัญมากที่สุด เพื่อตรวจสอบว่าบริษัทจ่ายค่าจ้างไม่ต่ำกว่าอัตราขั้นต่ำ และมีการจ่าย OT ถูกต้องหรือไม่ สิ่งที่ต้องเตรียมคือ:
- หลักฐานการโอนเงินหรือสลิปเงินเดือน
- บันทึกการลงเวลาทำงาน (Time Attendance)
- รายละเอียดการคำนวณค่าล่วงเวลาและค่าทำงานในวันหยุด
4. แผนผังองค์กรและการระบุตัวตนลูกจ้าง (Organization Chart)
เพื่อให้เจ้าหน้าที่ทราบโครงสร้างการบริหารและจำนวนลูกจ้างที่ชัดเจน รวมถึงการตรวจสอบว่ามีการใช้แรงงานต่างด้าวหรือไม่ หากมีแรงงานต่างด้าว บริษัทต้องเตรียมเอกสารใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) และพาสปอร์ตให้ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน
5. เอกสารด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัย (Safety & Health)
นอกจากเรื่องเงินและเวลาทำงานแล้ว ความปลอดภัยก็สำคัญไม่แพ้กัน บริษัทควรมี:
- รายงานการตรวจสภาพแวดล้อมในการทำงาน (ถ้ามี)
- บันทึกการฝึกซ้อมดับเพลิงและฝึกซ้อมหนีไฟประจำปี
- หลักฐานการอบรมด้านความปลอดภัยสำหรับพนักงานใหม่หรือพนักงานในตำแหน่งที่เสี่ยงอันตราย
💡 สรุปส่งท้าย
การเตรียมความพร้อมทั้ง 5 ข้อนี้ ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ผ่านการตรวจแรงงานไปได้อย่างราบรื่น แต่ยังเป็นการสร้างมาตรฐานที่ดีในการบริหารคน และลดความเสี่ยงจากการฟ้องร้องแรงงานในอนาคตอีกด้วย
“การป้องกัน… ประหยัดกว่าการแก้ไขเสมอ”