ไม่ว่าจะเป็นการยื่นคำร้อง ขออนุญาต หรือร้องเรียน การเตรียมตัวที่ดีย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง โดยมีขั้นตอนมาตรฐานดังนี้:
1. การเตรียมเอกสาร (สาระสำคัญที่ห้ามพลาด)
หัวใจของหนังสือราชการคือ “ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และเพื่ออะไร”
- หัวข้อหนังสือ: ระบุให้ชัดเจนว่าต้องการอะไร (เช่น “ขออนุญาต…”, “ขอความอนุเคราะห์…”)
- คำขึ้นต้น: ใช้ “เรียน (ระบุตำแหน่งผู้รับ)” เช่น เรียน ผู้อำนวยการเขต… หรือ เรียน นายกเทศมนตรี…
- เนื้อหา: แบ่งเป็น 3 ส่วน คือ (1) เท้าความเดิม/เหตุผลที่ยื่น (2) ความประสงค์ (3) บทสรุป (จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา)
- เอกสารแนบ: ตรวจสอบให้ครบถ้วน และต้อง “ลงนามรับรองสำเนาถูกต้อง” ทุกฉบับด้วยปากกาสีน้ำเงิน
2. การตรวจสอบช่องทางการยื่น
ปัจจุบันการยื่นหนังสือทำได้หลายวิธี:
- ยื่นด้วยตนเอง: ไปที่แผนก “สารบรรณ” หรือ “ธุรการ” ของหน่วยงานนั้นๆ
- ส่งทางไปรษณีย์: ควรส่งแบบ “ตอบรับ (EMS)” เพื่อให้มีหลักฐานว่าเอกสารส่งถึงผู้รับและมีผู้เซ็นรับจริง
- ระบบออนไลน์ (e-Saraban): บางหน่วยงานรองรับการยื่นผ่านเว็บไซต์หรืออีเมลทางการ (Digital Signature)
3. ขั้นตอนที่หน้าเคาน์เตอร์ (กรณีไปด้วยตนเอง)
- ยื่นเอกสาร: เจ้าหน้าที่สารบรรณจะตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร
- ลงทะเบียนรับ: เจ้าหน้าที่จะบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบราชการ
- รับเลขรับเรื่อง: (สำคัญมาก) คุณต้องได้รับ “เลขรับ” หรือ “สำเนาหน้าแรกที่มีตราประทับรับเรื่อง” พร้อมระบุวันที่และเวลา
4. การติดตามสถานะ (Follow-up)
หลังจากยื่นแล้ว ควรเว้นระยะเวลาให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการ (ปกติ 7-15 วันทำการ แล้วแต่ประเภทเรื่อง)
- ใช้เลขรับที่ได้มาโทรสอบถามว่า “เรื่องอยู่ที่กองไหน” หรือ “ถึงขั้นตอนใดแล้ว”
- หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ควรระบุในหนังสือว่า “ด่วน” หรือ “ด่วนที่สุด”
⚠️ ข้อควรระวังในการยื่นหนังสือ
- ตัวสะกด: ตรวจชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งของผู้รับให้ถูกต้องเสมอ
- สำเนาคู่ฉบับ: ควรทำสำเนาหนังสือตัวจริงไว้ 1 ชุด เพื่อให้เจ้าหน้าที่ประทับตรา “รับเรื่อง” กลับมาให้เราเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ: อย่าลืมทิ้งเบอร์โทรศัพท์ของคุณไว้ในท้ายหนังสือ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ประสานงานได้ทันทีหากเอกสารมีปัญหา